Zeiterfassung bei BRAINWORX mit time cockpit

In der kurzlebigen IT Branche ist es besonders spannend, mit Unternehmern zu sprechen, die es geschafft haben, mit ihren Teams bereits seit Jahrzehnten erfolgreich zu sein. Der time cockpit Kunde, den wir heute vorstellen, ist ein solcher. Wir haben mit Hrn. DI Walter Moser, Geschäftsführer der Salzburger Firma BRAINWORX information technology GmbH, und der für die time cockpit Einführung verantwortlichen Projektleiterin Fr. DI Verena Schlager über das Erfolgsgeheimnis von BRAINWORX und die Gründe für die Einführung von time cockpit gesprochen.

Über BRAINWORX

Nachdem Hr. Moser jahrelang erfolgreich die österreichische Niederlassung des deutschen Softwarehauses DCW geführt hatte, hat er 2002 die Gelegenheit ergriffen, sich durch einen Management Buyout selbständig zu machen. BRAINWORX war geboren. Dass man in der IT langfristig erfolgreich sein kann, wenn man flexibel und offen gegenüber Veränderungen ist, beweist Hr. Moser mit seinem Team.

Am Anfang lag der Schwerpunkt des Geschäfts auf der AS/400-basierenden ERP-Lösung von DCW. Im Projektgeschäft hat BRAINWORX erkannt, dass Output- und Dokumentenmanagement für größere Firmen eine enorme Herausforderung darstellt. Diese Chance wurde ergriffen und BRAINWORX bietet heute Lösungen für alle Aspekte des Output Managements von Vorlagenverwaltung, Erzeugen von Dokumenten in elektronischer und physischer Form, Archivsystemen bis hin zur Endaufbereitung durch Aufdrucke für Frankiermaschinen und Portooptimierung.

Das BRAINWORX Team, bestehend aus 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, betreut Kunden im gesamten deutschsprachigen und osteuropäischen Raum.

„Würden wir warten, bis jemand bei uns anruft, gäbe es uns heute nicht mehr“

Eine Besonderheit von BRAINWORX ist der Vertrieb. Zwei Mitarbeiter widmen sich ausschließlich diesem Thema. Hr. Moser sieht darin einen wesentlichen Erfolgsfaktor: "Würden wir warten, bis jemand bei uns anruft, gäbe es uns heute nicht mehr. Vertrieb und Marketing sind bei unserer Firmengröße nicht einfach. Unsere Kunden sind groß und Vertriebsprozesse können dauern. Man braucht einen langen Atem und Geduld, denn Vertriebserfolge stellen sich oft erst nach Jahren des Arbeitens an einer Vertrauensbeziehung mit dem Kunden ein."

Wozu Zeiterfassung?

Hr. Moser berichtet, dass aus seiner Sicht die gesetzliche Notwendigkeit einer Zeiterfassung alleine kein Grund für die Einführung eines Systems wie time cockpit ist. Diesen Verpflichtungen könnte man auch mit einer einfachen Excel-Liste nachkommen. BRAINWORX braucht mehr als nur die reinen Anwesenheitszeiten.

"Detaillierte Daten und Auswertungen über die Gliederung unseres Umsatzes nach Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen waren uns schon immer wichtig und sind seit langem vorhanden. Innerhalb der Dienstleistungskategorie fehlte es uns aber noch an Transparenz. Durch die Einführung einer Projektzeiterfassung wollten wir genauere Daten darüber, wie sich die Projektarbeitszeit gliedert.", erzählt Hr. Moser.

Schätzgenauigkeit als Wettbewerbsfaktor

Hr. Moser sieht in dem Wissen über die Aufwandsstruktur der Projekte einen erheblichen Marktvorteil. Es ist wichtig, Projektschätzungen zu hinterfragen und in der Angebotsphase möglichst exakte und verlässliche Aufwandsprognosen abgeben zu können.

"Interessenten sind immer weniger bereit, irgendwelche nebulösen Dienstleistungstage zu akzeptieren. Sie haben zu oft schlechte Erfahrungen gemacht. Viele Mitbewerber schätzen den Projektaufwand zu niedrig und finanzieren Projekte im Nachhinein über Change Requests. Bei BRAINWORX wollen wir in dieser Hinsicht bewusst anders sein. Wir bieten durch unsere langjährige Erfahrung neben Fachwissen auch Verlässlichkeit und Planbarkeit. Eine solide Datenbasis über Projektzeiten ist dafür Grundvoraussetzung.", sagt Hr. Moser.

Bedienerfreundlichkeit als wichtigstes Kriterium

Hr. Moser und Fr. Schlager betonen, dass es beim Auswahlprozess für die Projektzeiterfassung ein entscheidendes Kriterium gegeben hat: Die Einfachheit der Bedienung. "Benutzerfreundlichkeit bedeutet für uns, dass ein normaler Anwender kein Handbuch zur Bedienung braucht. Time cockpit hat uns vor allem durch den grafischen Zeitbuchungskalender überzeugt. Dieses Prinzip kennen alle unsere Kollegen bereits aus Microsoft Outlook.", berichtet Fr. Schlager.

Hr. Moser betont, dass ihm wichtig ist, dass die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick sichtbar gemacht werden. Er schätzt besonders time cockpit Formatprofile: "Wir haben time cockpit so konfiguriert, dass verrechenbare Buchungen blau dargestellt werden. Wenn meine Woche blau leuchtet, freue ich mich und weiß, dass ich meine Zeit gut genutzt habe."

Spezifische Anforderungen

Fr. Schlager war für die Anpassung von time cockpit an die Prozesse von BRAINWORX verantwortlich. "Anpassbarkeit war nach der Benutzerfreundlichkeit das zweiwichtigste Kriterium. Wir haben beispielsweise im Bereich der Reiseabrechnung spezifische Anforderungen, die time cockpit nicht im Standard enthalten hat. Wir konnten sie jedoch problemlos durch die Konfigurationsmöglichkeiten von time cockpit hinzufügen. Die Kombination aus Bedienerfreundlichkeit und Anpassbarkeit – dieses Gesamtpaket war schlussendlich ausschlaggebend für die Entscheidung."

Die Cloud, ein zweischneidiges Schwert

Wie bei jedem Interview haben wir auch Hrn. Moser nach seiner Meinung zum Thema Cloud und Software-as-a-Service (SaaS) gefragt. Er erzählt: "Bei BRAINWORX verfolgen wir das Thema Cloud nicht kritiklos. Die Cloud hat ohne Zweifel Vorteile. Wir schätzen die einfache Nutzung, schnelle Verfügbarkeit, den Zugriff unabhängig vom Ort und vor allem das nutzungsabhängige Preismodell. Gleichzeitig sehen wir jedoch auch die Gefahren in Sachen Datensicherheit und Abhängigkeit von wenigen, großen Anbietern, die primär aus dem amerikanischen Raum kommen. Man muss von Fall zu Fall entscheiden und eine entsprechende Risikoabschätzung durchführen."

Time cockpit ist nicht der einzige Bereich, in dem BRAINWORX Schritte in Richtung Cloud Computing gemacht hat. Microsoft Office 365 spielt eine steigende Rolle und ergänzt auch in Kundenprojekten das Produktportfolio von BRAINWORX.

Tipps des erfahrenen Unternehmers

Am Ende des Gesprächs haben wir Hrn. Moser gefragt, was seine wichtigsten Tipps für neu startende Unternehmer in Sachen Zeiterfassung und Unternehmensorganisation wären. Sein erster Ratschlag lautet, dass Projektzeiterfassung von Anfang an ernst genommen werden sollte: "Wenn man eine Firma mit Mitarbeitern hat, ist Zeit im wahrsten Sinne des Wortes Geld. Das Geld wird am Bankkonto verwaltet und der Kontoauszug gibt darüber Auskunft, wofür man es ausgegeben hat. Genauso braucht man für Zeit ein Werkzeug, damit man sieht, wodurch sein "Zeitkonto" belastet wird."

Der zweite Tipp von Hrn. Moser betrifft die Abrechnung von Dienstleistungen. BRAINWORX sieht Kosten- und Zeittransparenz als wichtiges Mittel, um Vertrauen zwischen Kunde und Lieferant herzustellen. Hr. Moser: "Viele Firmen investieren viel Zeit und Mühe in Broschüren und Mailings, erreichen damit aber nur einen kleinen Kundenkreis. Gleichzeitig werden Abrechnungen als notwendiges Übel betrachtet. Jedes Angebot, jeder Projektbericht, jede Rechnung ist in gewisser Weise eine Visitenkarte für die Professionalität einer Firma. Diese Dinge brauchen Aufmerksamkeit, um das richtige Bild zum Kunden zu tragen."