Zeiterfassung bei Constantia Teich GmbH mit time cockpit

Constantia Teich GmbH ist mit rund 800 MitarbeiterInnen ein Leitunternehmen der Constantia Flexibles. Das Unternehmen ist ein international führender Anbieter flexibler Verpackungsmaterialien. Aus den wichtigsten Rohstoffen Aluminium, Papier und Kunststoff  werden weltweit qualitativ hochwertige und innovative Produkte für die Milchwirtschaft, Süßwaren-, Lebensmittel-, und Tiernahrungsindustrie sowie internationale Pharmakonzerne gefertigt und geliefert. Im Dezember 2012 machten wir uns auf den Weg zu Constantia Teich ins tief verschneite Weinburg, um mit leitenden MitarbeiterInnen über ihre Erfahrungen über Zeiterfassung bei Shared Service Center (SSC) Organisationen im Allgemeinen und time cockpit im Speziellen zu sprechen.

Rainer Stropek, Mitgründer und Geschäftsführer von time cockpit, führte das Gespräch mit:

• Hr. DI Robert Nährer, IT Manager (im Bild oben)
• Fr. Mag. Gabriele Schuh, SSC MS Dynamics AX
• Fr. Sabine Endmaier, Leiterin Finanz- Rechnungswesen
• Hr. Martin Frank, Verantwortlicher für Data Warehouse & Reporting

Warum Zeiterfassung?

Zeiterfassung spielt in den Shared Service Centern von Constantia Teich eine große Rolle, da Leistungen an zentraler Stelle in der Gruppe erbracht und dann entsprechend weiterverrechnet werden müssen. Der Shared Service Center Ansatz wurde als erstes im Bereich der IT angewandt. Mittlerweile betrifft er auch weitere Abteilungen, insbesondere die Finanzbuchhaltung.

Kostentransparenz und Fairness

Becher Verschlusssystem von Constantia

Anstatt die zentralen Kosten nur grob umzulegen, setzt das Team von Constantia Teich auf eine wesentlich genauere innerbetriebliche Weiterverrechnung. Auf die Frage, warum das klassische Umlageverfahren nicht ausreicht, erwähnt Fr. Schuh die große Ungenauigkeit: „Uns geht es hauptsächlich darum, die Kosten verursachergerecht zuzuordnen. Wir sind sehr stark projektorientiert. Es wäre relativ unfair, allen den gleichen Satz zu verrechnen. Wir verrechnen Kosten dorthin, wo sie tatsächlich angefallen sind.“

Hr. Nährer ergänzt: „Wir haben Kennzahlen, die in der gesamten Constantia Flexibles Gruppe gleich definiert sind. Nach diesen Kennzahlen werden strategische Entscheidungen getroffen. Sie werden verwässert, wenn ein Standort für andere Standorte Services erbringt. Aus dem Grund müssen die zentralen Dienstleistungen herausgerechnet werden. Wir sind den Weg gegangen, detailliert aufzuzeichnen und bieten unseren internen Kunden die Transparenz eines Einzelpostennachweises. Sie sehen genau, was wann und woran gearbeitet wurde.“

Umsetzung der Shared Service Center Organisation

Im Gegensatz zu anderen Unternehmen hat Constantia Teich die bewusste Entscheidung getroffen, die Shared Service Center in zwei Produktionsstandorten anzusiedeln und keine eigenständigen Dienstleistungsgesellschaften zu gründen. Hr. Nährer betont: „Die Identifikation mit dem Unternehmen ist eine ganz andere, wenn man ein Mitarbeiter des Unternehmens ist, anstatt in einer Dienstleistungs-GmbH zu arbeiten.“ Fr. Endmair: „Fach-Knowhow ist in den Produktionsgesellschaften einfach vorhanden und man bedient sich dieses Know-Hows“.

Leistungsverrechnung nach der Cost-Plus Methode

Die Ermittlung von Kostensätzen ist generell in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Constantia Teich setzt hier auf ein Cost-Plus-Modell (Kostenaufschlagsmethode). Hr. Nährer erklärt: „Unsere Kosten werden zu 100% weitergegeben, plus ein Gewinnaufschlag, welchen wir auch jedem anderen dritten Kunden in Rechnung stellen würden.“ Wie werden die Kosten weitergegeben? Indem wir zum einen Dienstleistungspreise, zum anderen aber im IT Bereich auch Pauschalen festsetzen. Die Kostensätze werden kalkulatorisch ermittelt und entsprechend der Planwerte monatlich weiterverrechnet. Am Ende des Jahres gibt es eine entsprechende Nachkalkulation. Darauf basierend wird nachverrechnet oder gutgeschrieben.“

Warum Time Cockpit?

Auf die Frage, was die ausschlaggebenden Gründe für den Einsatz von time cockpit zur Zeiterfassung waren, hebt das Team von Constantia Teich besonders die gute Usability hervor. Die Benutzerschnittstelle in Verbindung mit innovativen Funktionen wie Signal Tracker und Outlook-Kalenderintegration werden als das Besondere angesehen.

Hr. Nährer beschreibt seine persönlichen Erfahrungen mit den time cockpit Signal Trackern so: „Ich finde, der große Unterschied an dem Werkzeug im Gegensatz zu anderen, am Markt befindlichen Werkzeugen, ist sicherlich der Signal Tracker. Bei uns in der IT erfassen viele Ihre Zeiten durchaus zeitnah – jedoch nicht sofort. Über den Signal Tracker kann man sich schon ganz gut orientieren. Ich sehe auch zeitweise nach, in welchem WLAN ich war.“ Hr. Frank ergänzt: „Kollegen möchten time cockpit teilweise nur einsetzen, um zu sehen, wo ihre Zeit hin geht. Wenn man eine Menge Emails im Signal Tracker sieht, dann weiß man, heute war etwas ganz anderes am Programm und deshalb ist man nicht zur Projektarbeit gekommen.“

Erweiterbarkeit und SAP Integration

Neben Usability und Signal Trackern schätzt Constantia Teich die Anpassbarkeit. Hr. Frank betont, dass es ihm wichtig war, das Werkzeug anpassen zu können aber trotzdem die Vorteile von Standardsoftware nicht zu verlieren. Constantia Teich hat time cockpit durch SAP Schnittstellen für beispielsweise Benutzerdaten, Kostenstellen und Leistungsarbeiten ergänzt. Hr. Nährer: „Wenn man wirklich Integration haben will, braucht man intern Know-How. Man muss entsprechende Schnittstellen aufbauen. Genau das haben wir gemacht.“

Software as a Service

Als großes, internationales Unternehmen hat Constantia Teich natürlich eigene Rechenzentrumskapazitäten. Trotzdem steht die Constantia Teich IT dem Thema Software as a Service grundsätzlich positiv gegenüber. „SaaS passt zu unserer internen IT-Verrechnung. Wir verrechnen zwar nicht tagesgenau wie time cockpit, aber monatsgenau. Wenn jemand ein Service in Anspruch nimmt, bekommt er das entsprechend verrechnet – wenn nicht, dann nicht. Damit ist die Verwendung von SaaS nur eine Weiterführung des internen Wegs, nur eben nach außen.“, sagt Hr. Nährer.

Projektinformationen

Das time cockpit Projekt bei Constantia Teich wurde gemeinsam mit dem time cockpit Implementierungs- und Vertriebspartner cubido business solutions gmbh umgesetzt.