Zeiterfassung bei der Softline Group mit time cockpit

Rene Nulsch, Geschäftsführer

Seit ihrer Gründung im Jahr 1983 hat sich die Softline Gruppe zu einem beeindruckenden IT-Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Mit der Neuausrichtung im Jahr 2010 fokussiert sich die Gesellschaft auf den Ausbau des IT-Consulting- und Service-Geschäftes und zeigt sich durch die Etablierung international aufgestellter Tochtergesellschaften mit Fokus auf IT-Consulting, IT-Support und Software Asset Management in neuer starker Aufstellung.

Die Softline Solutions GmbH, die Softline Systems & Services GmbH, die Prometheus GmbH, die XPERTLINK GmbH, die Softline Solutions Netherlands B.V., die Softline Solutions N.V., die ASIST BVBA und die STR S.a.r.l. gehören als Töchter der Softline AG zum starken Verbund der Softline Gruppe und betreuen Kunden in ganz Europa.

Wir freuen uns, dass sich bereits mehrere Niederlassungen für den Einsatz von time cockpit zur Projektzeiterfassung entschieden haben. Für unseren Newsletter haben wir Herrn René Nulsch (Bild rechts), Geschäftsführer der Softline Solutions GmbH in Leipzig, vor das Mikrofon gebeten und ihn zu seinen Erfahrungen über Zeiterfassung im Allgemeinen und time cockpit im Speziellen interviewt.

Zeiterfassung auf Reisen

Für ein Dienstleistungsunternehmen wie Softline ist Projektzeiterfassung von Natur aus ein wichtiges Thema. Die IT-Berater von Softline sind täglich unterwegs und bei Kunden vor Ort im Einsatz. Dementsprechend wichtig war Herrn Nulsch bei der Auswahl einer Software für Zeiterfassung die Verfügbarkeit der Lösung unabhängig vom Arbeitsort: „Auch wenn Zeiterfassung für uns als Unternehmen elementar wichtig ist, ist es aus Sicht des einzelnen Mitarbeiters manchmal eine lästige Pflicht. Für uns ist es daher unerlässlich, eine Zeiterfassungslösung zu haben, die unseren reisenden Beratern die Erfassung erlaubt, wann immer sie dafür gerade die Zeit finden – egal ob online oder offline, ob im Büro, beim Kunden oder im Zug. Die Offlinefähigkeit von time cockpit war daher ein wichtiges Entscheidungskriterium für uns.“

Signal Tracker und Datenschutz

Die Teammitglieder bei Softline nutzen time cockpit auf unterschiedlich Weise. „Während die Kollegen, die über längere Zeit bei einem Kunden sitzen, ihre Zeiten von Natur aus gut zuordnen können, sind für andere Teammitglieder die time cockpit Signal Tracker hilfreich, da sie im Büro an unterschiedlichen Projekten arbeiten. Mit den Signal Trackern wissen sie auch im Nachhinein, wie sich die Arbeitszeit verteilt hat. Für die Akzeptanz dieser Funktion waren aber die Datenschutzfunktionen von time cockpit wichtig. Die Mitarbeiter legen größten Wert darauf, dass die Signal Tracker Daten privat bleiben und eine zentrale Auswertung technisch nicht möglich ist.“, erklärt René Nulsch.

Ziele und Planung

Zwei Ziele zur Zeiterfassung hat Softline mit ihren Mitarbeitern vereinbart: 

1. Jeder Mitarbeiter kennt seine vereinbarten Ziele in Sachen verrechenbarer Projektarbeitszeit. Das Softline Team nutzt in diesem Zusammenhang die Statistikfunktionen im grafischen Zeitbuchungskalender von time cockpit. Die Mitarbeiter erhalten dort auf einen Blick eine Übersicht über den Status ihrer gebuchten Zeiten.
2. Im Team wurden auch Ziele hinsichtlich zeitnaher Erfassung von Zeiten vereinbart. Tagesgenau wäre laut Herrn Nulsch ideal, die Mindestanforderung ist bei Softline jedoch die wöchentliche Erfassung. Auf diesen Punkt wird Wert gelegt, um den Verrechnungsprozess möglichst effizient und ohne Verzögerungen abwickeln zu können.

Integration mit vor- und nachgelagerten Systemen

Time cockpit ist bei Softline in die Systemlandschaft integriert. Herr Nulsch dazu: „Für eine kostenstellen- und projektbezogene Abrechnung müssen die Daten der Projektzeiterfassung ins Warenwirtschaftssystem übertragen werden. Unser ERP-System bietet für diesen Zweck eine Webservice-Schnittstelle an. Wir konnten diese problemlos von time cockpit Scripts aus ansprechen. Auf diese Weise übertragen wir Stammdaten in die eine und Zeitbuchungen in die andere Richtung. Für die Integration waren einige Erweiterungen des Standarddatenmodells von time cockpit notwendig. Wir konnten diese Anpassungen jedoch vornehmen, ohne die Vorteile einer Standardsoftware zu verlieren.“

Auswertungen

Die einzelnen Softline Gesellschaften verwenden getrennte time cockpit Accounts. Auf diese Weise kann das System an die spezifischen Bedürfnisse der Niederlassungen angepasst werden. Zu Auswertungszwecken aggregiert Softline über die time cockpit API Daten aus den einzelnen Accounts in eine zentrale Datenbank. Mit Hilfe von Microsoft SQL Server Reporting Services und Microsoft Office Excel Power Pivot werden von dort aus langfristige, zusammenfassende Berichte und Analysen erstellt, die über SharePoint zur Verfügung gestellt werden.

Software as a Service

Herr Nulsch betont, dass SaaS für Softline besonders in Hinblick auf das flexible Preismodell vorteilhaft ist: „Aufgrund des starken Unternehmenswachstums und durch die zeitweise Zusammenarbeit mit externen Spezialisten ändert sich unser Team laufend. Wir schätzen deshalb die Preisgestaltung von time cockpit. Wir zahlen tagesgenau nur für Benutzer, die time cockpit tatsächlich einsetzen.“

Um die vollständige Offlinefähigkeit zu erreichen, steht time cockpit neben der Browser-Variante auch als Windows Full Client Anwendung zur Verfügung. Um Versionsumstellungen für Endanwender so einfach wie möglich zu machen, setzt Softline auf automatische Softwareverteilung, erklärt Herr Nulsch: „Alle Mitarbeiter haben time cockpit auf ihren PCs installiert, um jederzeit ihre Zeiten verwalten zu können. Bei Bedarf nutzen Kollegen, die beispielsweise auf einem Kunden-PC arbeiten, die Browservariante.“

Supportqualität als Erfolgsfaktor von Time Cockpit

Auf die Frage, was ihm an time cockpit besonders gefällt, erwähnt Herr Nulsch den Support: „Die hervorragende Supportqualität zeichnet time cockpit besonders aus. Egal ob bei Versionswechseln oder bei Fragen rund um die time cockpit API – das Supportteam steht uns immer mit Rat und Tat zur Seite.“

Wir bedanken uns bei Herrn Nulsch für das Interview und freuen uns über die positiven Worte!