Zeiterfassung bei mea IT Services mit time cockpit

„Mehr IT Service“, das wollen die beiden Unternehmensgründer Michael Ulm und Elisabeth Winterheller den Kunden bieten. In der Steiermark, dem Sitz ihrer Firma, wird „mehr“ als „mea“ ausgesprochen – der Name ist bei mea IT Services also Programm. Das Spezialgebiet des fünfköpfigen Teams sind Dienstleistungen im Bereich Web für Klein- und Mittelunternehmen (KMU). Abgedeckt wird alles von Design über Entwicklung bis hin zu Hosting von Web-Anwendungen. Vor kurzem wurde das Dienstleistungsspektrum um Social Media Beratung erweitert, da das mea IT Services Team erkannt hat, dass speziell KMUs das Potential der neuen Medien wie Facebook, Xing & Co noch kaum nutzen. Wir telefonierten für diese Fallstudie mit Fr. Winterheller und fragten Sie danach, wie sie die organisatorischen Herausforderungen in einem wachsenden Startup meistert.

Arbeitszeiterfassung zur Vermeidung von Überlastung

Zeiterfassung hat bei mea IT Services sowohl eine interne als auch eine externe Perspektive. Fr. Winterheller erzählt, dass ihr die Zeiterfassung intern den notwendigen Überblick über Arbeitszeiten und noch verfügbare Stunden bietet. Sie legt großen Wert darauf, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Rahmen bleiben und Überlastung vermieden wird.

„Wir bieten unseren Mitarbeitern größtmögliche Freiheit. Sie sind nicht immer im Büro sondern arbeiten oft beim Kunden oder auch von zu Hause. Jedem ist klar, dass die Arbeit, die anliegt, erledigt werden muss. Wie und wo dies geschieht, organisieren sich die Mitarbeiter weitgehend selbst. Die Zeiterfassung ermöglicht es uns als Unternehmensleiter, den notwendigen Überblick zu behalten“, erzählt Fr. Winterheller.

Projektabrechnung und -kalkulation

Der zweite, wichtige Anwendungsbereich der Zeiterfassungsdaten ist die Projektabrechnung. Fr. Winterheller berichtet: „Unser Geschäft besteht in etwa zur Hälfte aus Fixpreisprojekten mit Pauschalangeboten und zur anderen Hälfte aus Projekten mit Richtpreisangeboten, die nach den tatsächlichen Arbeitsstunden abgerechnet werden. In beiden Fällen können wir auf die Projektzeiterfassung nicht verzichten.

Bei variablen Preisen ist sie die Grundlage für die monatliche Abrechnung der Projekte. Bei den Fixpreisprojekten verwenden wir sie zur Nachkalkulation. Wir ermitteln dadurch, wie gut wir in dem jeweiligen Projekt geschätzt haben. Erst heute wieder mussten wir ein Web-Projekt mit Fixpreis anbieten. Wir haben uns ein ähnliches Projekt aus der Vergangenheit gesucht, die damaligen Schätzungen mit dem tatsächlichen Aufwand aus der Zeiterfassung verglichen und konnten so rasch ein verlässliches Angebot für den Kunden erstellen.“

Langjähriger Einsatz von Time Cockpit 

Hr. Michael Ulm hat schon vor der Gründung von mea IT Services time cockpit als Freiberufler eingesetzt. Er schlug dem Team von Anfang an vor, die Software für die ganze Firma einzusetzen. Fr. Winterheller erinnert sich: „Wir setzen time cockpit schon seit der Gründung unserer Firma ein. Mich hat die Software überzeugt, da sie sehr einfach zu bedienen ist. Speziell als normaler Mitarbeiter, der primär Zeiten erfasst, kennt man sich sofort aus. Selbst in komplexere Themen wie Abrechnung oder Resturlaubsermittlung konnte ich mich in kurzer Zeit einlesen und schätze die von time cockpit gebotene Softwareunterstützung sehr.“

Kein langwieriges Anpassungs- oder Einführungsprojekt

Fr. Winterheller berichtet uns, dass mea IT Services time cockpit ohne nennenswerte Anpassungen oder Erweiterungen nutzt: „Wir nutzen time cockpit so, wie es im Standard geliefert wird. Es waren weder größere Anpassungen noch ein aufwendiges Einführungsprojekt notwendig. Der einzige Bereich, in dem wir time cockpit auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten haben, ist der Export von Zeitprotokollen nach Excel, die wir unseren Kunden zur Rechnung beilegen. Dafür haben wir uns ein eigenes Template gebaut, das genau jene Felder beinhaltet, die wir brauchen.“

Activity Log für Zeiterfassung im Nachhinein

Jeder Mitarbeiter im mea IT Services Team weiß, dass Projektzeiterfassung wichtig ist, da diese Daten schließlich die Grundlage für die Verrechnung ist. Fr. Winterheller erzählt: „Wir haben uns im Team ausgemacht, dass wir Zeiten auf 15 Minuten genau buchen. Die Abrechnung erfolgt am Beginn des jeweiligen Folgemonats und jedem ist bewusst, dass spätestens bis dahin alle Zeiten aktuell sein müssen.

Die Zeiterfassung unserer Mitarbeiter ist oft nicht tagesaktuell. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es manchmal Wochen gibt, in denen ich mich ganz auf ein Projekt konzentriere und ich keine Zeiten buche. In solchen Fällen unterstützt mich das Activity Log und die Outlook-Integration von time cockpit, ich nutze sie sehr intensiv. Durch die Aufzeichnungen im Log kann ich im Nachhinein genau feststellen, was ich wann gemacht habe. Dadurch gehen keine Projektstunden verloren.“

Zeiterfassung als Software-as-a-Service

Mea IT Services steht SaaS-Lösungen positiv gegenüber, achtet aber auf die Vertrauenswürdigkeit des jeweiligen Anbieters. „Time cockpit ist nicht der einzige Cloud-Dienst, den wir einsetzen. Für Projektmanagement setzen wir zum Beispiel auf Jira. Aus unserer Sicht ist es ein Vorteil, wenn wir solche Systeme nicht selbst betreiben müssen. So können wir uns mehr auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren“, erklärt Fr. Winterheller.

„Das nutzungsabhängige Preismodell von SaaS ist für kleine Unternehmen wie uns eine super Lösung. Wir ersparen uns eine größere Investition und zahlen nur für das, was wir tatsächlich brauchen. Zuletzt profitierten wir von diesem Modell, als wir für eine gewisse Zeit einen Berufspraktikanten beschäftigten.“

Time Cockpit wächst mit

„Ich denke, wir haben mit time cockpit die richtige Wahl getroffen. Die Software unterstützt uns wirklich gut. Durch SaaS wächst die Software mit uns mit – nicht nur bezogen auf die Anzahl an Mitarbeiter sondern auch in Hinblick auf unsere Bedürfnisse. Mit Zeiterfassung auf Papier oder in Excel endet man sehr schnell im Chaos“, fasst Fr. Winterheller zusammen.

Wir bedanken uns für das Gespräch bei Fr. Elisabeth Winterheller.