Zeiterfassung bei g.tec mit time tockpit

Mit Gedanken Computer steuern, das sogenannte Brain-Computer-Interface (BCI) soll diesen Traum Realität werden lassen. Für die time cockpit Benutzer bei g.tec medical engineering ist das keine Zukunftsmusik mehr. Sie haben bereits 1999 das erste kommerziell verfügbare BCI gebaut und können in Sachen BCI mittlerweile als einer der Weltmarktführer bezeichnet werden. Kurz vor seinem Abflug zu einer Workshop-Tour nach Belgien haben wir uns mit Armin Schnürer von g.tec über die Herausforderungen und Lösungen in Sachen Zeiterfassung unterhalten. Hr. Schnürer ist bei g.tec hauptverantwortlich für Vertrieb und Marketing und organisiert auch das Thema Projektzeiterfassung.

Die Firma g.tec

g.tec wurde 1999 als Spin-Off der technischen Universität Graz gegründet und entwickelt Hard- und Softwarelösungen für Biosignalverarbeitung (z.B. EEG, EKG), die in über 60 Ländern insbesondere in Forschungseinrichtungen wie Universitätskliniken im Einsatz sind. Der Hintergrund der Arbeit von g.tec ist vorrangig die Unterstützung schwerbehinderter Personen, die anders als durch direkte Verbindung von Gehirn und Computer nicht kommunizieren könnten. Heute arbeiten ca. 30 Mitarbeiter an den beiden Standorten Graz (Stmk.) und Sierning (OÖ). Die Produkte werden von Partnern auf der ganzen Welt vertrieben.

Zeiterfassung im Kontext von Forschungsprojekten

g.GAMMAcap

Als Unternehmen mit starkem Fokus auf Forschung und Entwicklung muss g.tec viele parallele Forschungsprojekte organisieren. Hr. Schnürer beschreibt die Rolle von Zeiterfassung in Forschungsprojekten: „Zeiterfassung in Forschungsprojekten ist für uns extrem wichtig, es ist eine essentielle Aufgabe. Bei vielen Projekten sind die Vorgaben für das Reporting in Sachen Projektarbeitszeiten sehr anspruchsvoll. Dies gilt insbesondere auch für jene Projekte, in denen wir mit externen Forschungspartnern zusammenarbeiten. Um diesen Anforderungen nachzukommen, haben wir time cockpit so angepasst, dass die Datenstrukturen die notwendige Gliederung von Forschungsprojekten in Work Packages und Tasks abbildet. Jeder Mitarbeiter muss seine Arbeit fein granular auf halbe Stunden genau aufzeichnen und den Tasks zuordnen. Auf Grundlage dieser Daten können die Projektleiter die Arbeit steuern und den Projektfortschritt laufend der investierten Zeit gegenüberstellen.“

Hr. Schnürer berichtet uns, dass bei g.tec teilweise mehr als zehn Forschungsprojekte gleichzeitig laufen. „Jeder, der schon einmal ein umfangreiches Forschungsprojekt abgewickelt hat, weiß, dass schon ein einzelnes Projekt eine Herausforderung in Sachen Dokumentation und Abrechnung darstellt. Vor der Einführung von time cockpit wurde die Zeiterfassung bei uns mühsam mit Excel gemacht. Das heutige Projektvolumen wäre ohne entsprechende Softwareunterstützung in Sachen Zeiterfassung und –auswertung kaum mehr zu bewältigen.“

Maßgeschneidertes System trotz Standardsoftware

Hr. Schnürer erzählt, dass die Tatsache, dass time cockpit hochgradig anpassbar und erweiterbar ist, ein entscheidendes Auswahlkriterium darstellte. Hr. Schnürer: „Auch wenn Zeiterfassung für die Abrechnung von Projekten wichtig ist, im Zentrum der Aufmerksamkeit unserer Mitarbeiter muss die inhaltliche Projektarbeit stehen. Administrative Tätigkeiten wie Zeiterfassung dürfen nicht überhand nehmen. Aus diesem Grund war es für uns von Anfang an klar, dass wir ein System brauchen, das wir kompromisslos an unsere Strukturen und unser Geschäftsmodell anpassen können. Sonst wäre die tägliche Arbeit damit viel zu aufwendig.“

Automatische Abrechnung von Forschungsprojekten

Um den administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren, hat sich das Team von g.tec in time cockpit individuelle Auswertungen definiert, mit denen die Zeiterfassungsdaten genau so exportiert werden, wie das die entsprechenden Auflagen verlangen.

Hr. Schnürer beschreibt uns den implementierten Prozess: „Ausgehend von vorgegebenen Excel-Auswertungsvorlagen haben wir mit der Scripting-Funktion von time cockpit eine Exportfunktion umgesetzt. Dieser Export steht unserer Kollegin, die für Projektabrechnung zuständig ist, auf Knopfdruck zur Verfügung.

Mit dem Export ist es allerdings nicht getan. Die abgerechneten Daten müssen für eventuelle Audits langfristig unverändert zur Verfügung stehen. Wir haben aus diesem Grund mit Scripts time cockpit um Funktionen erweitert, welche die Geschäftsprozesse rund um die Projektabrechnung entsprechend softwaretechnisch unterstützen. Die Möglichkeit zur nachträglichen Änderung von Zeitbuchungen wird damit gesteuert.“ Die beschriebenen Erweiterungen konnte g.tec selbst durchführen. Es war kein aufwendiges, teures Beratungsprojekt dafür notwendig.

Die Cloud als Grundlage für ein internationales Team

Ping Pong mit dem EEG

Die Mitarbeiter von g.tec besuchen Kunden auf der ganzen Welt. Internationale Reisetätigkeit ist für viele die Regel, nicht die Ausnahme. Hr. Schnürer: „Auch bei noch so großer Aufmerksamkeit für Zeiterfassung sind Fehler nicht auszuschließen. Es kommt manchmal vor, dass ein Mitarbeiter Zeitbuchungen für den einen oder anderen Tag vergessen hat. Ein solches Versehen behindert natürlich die Abrechnungs- und Planungsprozesse. Wir schätzen diesbezüglich die Möglichkeit von time cockpit, nicht nur mit dem offlinefähigen Full Client sondern auch direkt über den Browser auf die Zeiterfassungsdaten zugreifen zu können. Auf diese Weise kann in solchen Fällen ein Fehler ganz einfach und schnell korrigiert werden. Man braucht dafür nicht mehr als einen Internetzugang und einen Web-Browser. Die früher notwendigen, fehleranfälligen VPN Verbindungen sind dadurch Geschichte.“

Activity Log als Hilfe zur nachträglichen Zeiterfassung

Time cockpit enthält mit dem Activity Log eine Funktion, die es leichter macht, die Projektarbeitszeit im Nachhinein genau zu rekonstruieren. Hr. Schnürer berichtet uns, dass bei g.tec das Activity Log von nahezu allen Mitarbeitern eingesetzt wird: „Bei uns gilt die Policy, dass die Zeiterfassung tagesaktuell sein muss. Jeden Abend müssen alle Zeiten erfasst sein. Natürlich bestätigen Ausnahmen die Regel. In einer viel beschäftigten Woche kommt es manchmal vor, dass man ein oder zwei Tage mit der Erfassung hinterher hinkt. Genau dann macht sich das Activity Log bezahlt. Besonders aus den aufgezeichneten Fenstertiteln können wir gut nachvollziehen, woran wir gearbeitet haben und im Nachhinein unsere Arbeitszeiten den entsprechenden Projekten zuordnen.“

Akzeptanz durch Anpassung

Wir haben Hrn. Schnürer gefragt, was aus seiner Sicht der wichtigste Grund ist, warum g.tec bereits seit Jahren erfolgreich mit time cockpit arbeitet. Er erzählt: „Es ist die Anpassbarkeit. Wir konnten time cockpit genau an unsere Bedürfnisse zuschneiden. Dadurch können die g.tec Mitarbeiter einfach und schnell mit dem System arbeiten.“

Wir bedanken uns bei Armin Schnürer für das Gespräch.