Zeiterfassung bei WebReal mit time cockpit

ERESNET GmbH ist Österreichs größter IT Provider für Immobilienmakler. Die Firma betreibt www.immobilien.net, die größte Internetplattform für Immobilien in Österreich. Zusätzlich bietet ERESNET Software Lösungen (z.B. WebReal) und statistische Daten (z.B. ImmoDex) für den Immobilienmarkt an. Wir haben Herrn Christian Schackerl (im Bild links), Leiter eines der Software Development Teams, besucht. Er hat uns erzählt, warum Zeiterfassung für ERESNET allgemein und für Development Teams im speziellen wichtig ist.

Warum ist Zeiterfassung bei ERESNET wichtig

Christian Schackerl ist seit mehr als sechs Jahren Mitglied in einem der Software Development Teams bei ERESNET. Angefangen hat er als Entwickler. Heute leitet er die Teams WebReal und Data Warehouse. Zeiterfassung ist aus zwei Gründen für ihn wichtig: Projektnachkalkulation und innerbetriebliche Leistungsverrechnung.

Zur Projektnachkalkulation sagt er: „Am Ende eines Projekts ermitteln wir den Aufwand, den wir investiert haben. Dabei ist es besser sich nicht auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Wir analysieren die Zeitbuchungsdatenbank um Potential für Verbesserungen zu finden.“

Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung hilft ERESNET die Personalkosten auf verschiedene Businessbereiche aufzuteilen: „Einige unserer Mitarbeiter arbeiten für mehrere Geschäftsbereiche wie WebReal und immobilien.net. Wir schätzen jedes Jahr für jeden Mitarbeiter wie sich die Arbeitszeit auf die einzelnen Projekte aufteilen wird, um die Personalkosten aufzuteilen. Durch die gebuchten Zeiten können wir den Aufteilungsprozentsatz im Nachhinein verifizieren und gegebenenfalls korrigieren. Transparente interne Personalkosten sind die Grundlage für unsere Projektplanung und das Controlling.“

Die Teams bestimmen den Detailierungsgrad der Zeiterfassung

ERESNET hat von Anfang an versucht den bürokratischen Aufwand für die Zeiterfassung niedrig zu halten. Christian Schackerl betont, dass das ein kritischer Punkt für die Akzeptanz der Benutzer war. Das Management Team bei ERESNET hat das Minimum der erforderlichen Details für Zeitbuchungen festgelegt, die von jedem Team zu liefern sind. Basierend auf diesen Anforderungen kann jedes Team und jeder Benutzer wenn notwendig genauere Daten erfassen.

Christian Schackerl: „Mit time cockpit bekommen unsere Mitarbeiter ein Tool, das ihnen hilft herauszufinden, wie sie ihre Zeit nutzen. Sie können damit zeitaufwändige Aufgaben identifizieren und gemeinsam mit ihrem Manager eine Lösung finden. Das Gleiche passiert auch auf Team-Ebene. In meinem Team haben wir zum Beispiel beschlossen, die Daten auf Task-Ebene zu erfassen und nicht nur auf Projekt-Ebene. Damit können wir analysieren wie viel Zeit wir für Ad-Hoc Support aufwenden und wie viel für proaktive Fehlervermeidung. Wir werden die Daten wahrscheinlich nicht immer auf diesem Detailierungsgrad erfassen. Wenn wir sehen, dass die Zahlen konstant bleiben und für uns in Ordnung sind, werden wir zur Erfassung auf Projektebene zurückkehren.“

Wofür werden die Zeitbuchungsdaten verwendet

Datensicherheit ist gerade für Zeiterfassung ein wichtiges Thema. Das ERESNET Management Team hat von Anfang an klar kommuniziert, wofür die Zeiterfassungsdaten verwendet werden. Es werden nur die absolut notwendigen Daten erfasst, um zu verhindern, dass sich die Mitarbeiter ausspioniert fühlen.

Weniger Aufwand mit dem graphischen Zeitbuchungskalender

Ein explizites Ziel von ERESNET war es, den Aufwand für die Zeiterfassung niedrig zu halten. Jeder Mitarbeiter sollte in maximal 15 Minuten pro Woche seine Zeiterfassung erledigen können. Es wird empfohlen, die Zeiten täglich zu buchen, aber auch das wöchentliche Buchen wird akzeptiert. Christian Schackerl sagt „Der graphische Kalender von time cockpit ist ein hilfreiches Werkzeug. Die Daten in einer simplen Liste zu verwalten, wäre für uns nicht ausreichend. Die Integration mit Outlook ist ebenfalls sehr hilfreich. Time cockpit zeigt meine Outlooktermine im graphischen Kalender an. Ich muss nur darauf doppelklicken, um den Termin in eine Zeitbuchung umzuwandeln. Wenn ein Meeting länger dauert als erwartet, kann ich die Zeitbuchung im Kalender einfach mit Drag & Drop ändern.

Die Integration von time cockpit mit dem Team Foundation Server ist speziell für Entwickler wie uns sehr hilfreich. Wenn man die Zeiterfassung nicht täglich erledigt, ist es nicht so einfach sich an alles zu erinnern. Die Projektnamen im Visual Studio, die Check-Ins und die Work Item Änderungen, die im Kalender angezeigt werden, helfen dabei sehr.“

Erfahrungen bei der Einführung von time cockpit

Wir haben Christian Schackerl über die Erfahrungen bei der Einführung von time cockpit befragt. Seine Antwort: „Im Nachhinein gesehen hätten wir die Einführung noch besser vorbereiten können. Einige Benutzer hatten technische Schwierigkeiten im Zusammenspiel von time cockpit mit unserer IT Infrastruktur. Mit Hilfe des time cockpit Support Teams konnten wir die Probleme schnell lösen. Aber wir hätten den Einstieg für manche Kollegen noch einfacher machen können.

Außerdem haben wir gelernt, dass ein klarer Leitfaden zur Benutzung von time cockpit vom ersten Tag an hilfreich gewesen wäre. Am Anfang haben wir beim Detailierungsgrad der zu erfassenden Daten übertrieben. Mit der Zeit haben wir gelernt, welche Daten wir wirklich brauchen und haben time cockpit daran angepasst."

Software-as-a-Service ist die Zukunft

Für Christian Schackerl ist Software-as-a-Service ein zukunftsträchtiges Modell für Software. Für ERESNET ist es wichtig, dass time cockpit sich an ihre Bedürfnisse anpasst. Christian Schacker: „Durch das Software-as-a-Service Modell zahlen wir nur, was wir auch brauchen. Wir können klein beginnen und das System wächst mit uns mit. Ich glaube es ist wichtig, dass die Prozesse im Unternehmen mit dem Wachstum mithalten können. Software-as-a-Service verringert die Einstiegshürde und macht es auch für kleinere Firmen möglich mit professionellen Tools zu arbeiten.“