Zeiterfassung bei softaware gmbh mit time cockpit

Vom 19. bis zum 21. November 2012 fand die BASTA Konferenz für Softwareentwicklung in Wien statt. Wir nutzten die Gelegenheit, um Roman Schacherl, Geschäftsführer und Mitgründer der softaware gmbh, zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und time cockpit im Speziellen zu interviewen.

Die Firma softaware

softaware ist ein junges österreichisches Softwareunternehmen. Ziel des Teams ist es, individuelle Software für Kunden zu entwickeln, die einen echten Wert für sie darstellt. softaware konzentriert sich nicht auf eine gewisse Branche. Ihre Kernkompetenz ist die Entwicklung von Software auf Basis von Microsoft-Technologie. Obwohl softaware erst seit drei Jahren am Markt tätig ist, sind die Mitarbeiter schon jetzt dafür bekannt, Innovation durch neueste Erkenntnisse in der Softwareentwicklung voranzutreiben. softaware ist stolz darauf, einer der ersten österreichischen Microsoftpartner zu sein, die apps im Windows 8 Shop veröffentlicht haben.

Von Excel zu Time Cockpit

Eine detaillierte Zeiterfassung ist für das softaware Team unverzichtbar. "Nur zu wissen, wann der Arbeitstag begonnen und geendet hat, reicht uns nicht. Eine detaillierte Zeiterfassungsdatenbank ist wichtiger Teil der Projektdokumentation, die wir unseren Kunden anbieten. Wir verwenden Sie, um den Projektfortschritt zu überwachen, sie ist die Basis für unseren Verrechnungsprozess und außerdem nutzen wir sie zur Projektnachkalkulation. Zeiterfassung ist auf jeden Fall ein unternehmenskritisches System für unser Geschäft", sagt Roman Schacherl.

Bevor softaware zu time cockpit gewechselt ist, setzte das Team Microsoft Office Excel für Zeiterfassung ein. Es stellte sich als nicht ausreichend heraus. Roman Schacherl: "Selbst für ein relativ kleines Team wie uns bietet eine spezialisierte Software für Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen: Kein manueller Aufwand, um Excel-Sheets zusammenzukopieren. Berichte und Datenanalysen können mit wenigen Mausklicks erstellt werden. Selbst nach einer stressigen Woche erinnern mich die Activity Tracker von time cockpit, woran ich gearbeitet habe. Sie verbessern dadurch die Datenqualität erheblich. Diesen Grad an Professionalisierung erreicht man nicht mit einer einfachen, auf Excel basierenden Zeiterfassung."

Anpassen von Time Cockpit

Click to enlarge

Eine Funktion, durch die sich time cockpit auszeichnet, ist seine hochgradige Anpassbar- und Erweiterbarkeit. Das softaware Team hat dadurch time cockpit auf ihren speziellen Bedürfnissen zugeschnitten. Roman Schacherl bringt ein Beispiel: "In der Vergangenheit kam es immer wieder vor, dass Teammitglieder so fokussiert auf Kundenprojekte gearbeitet haben, dass sie auf die Zeiterfassung vergessen haben. Fokussiertes Arbeiten ist natürlich wichtig aber Zeiterfassung auch eine unverzichtbare Notwendigkeit. Wir haben die Script-Funktion von time cockpit verwendet, um eine wöchentliche Statusemail mit Projektzeiten umzusetzen. Dieser Erweiterung ist für uns sehr hilfreich. Wir arbeiten häufig außerhalb unseres Büros direkt beim Kunden. Die Statusemail hilft allen, in Sachen Projektarbeit auf dem Laufenden zu bleiben. Zusätzlich ist sie eine weitere Motivation für jeden von uns, die Projektzeiten aktuell zu halten." Diese Erweiterung hat softaware mit Hilfe der Python-Scriptfunktion von time cockpit implementiert. Roman Schacherl sagt, dass es praktisch nur Minuten gedauert hat, um die Statusemail aufzusetzen. Als Grundlage nutzten sie dabei die Anleitungen in der time cockpit Hilfe.

Bedeutung von SaaS für softaware

Time cockpit ist nicht das einzige Cloud-basierende SaaS Abonnement, das softaware nutzt. Die Firma setzt Microsoft Office 365 für Email und Dokumentenmanagement ein. Darüber hinaus setzt das Team auf Microsoft Windows Azure, um eigene, web-basierende Services anzubieten. "Eine Zeiterfassung darf mir für das Aufbauen von notwendiger Infrastruktur nicht Zeit rauben. Sie soll mir Zeit bringen. Wir konzentrieren uns auf unsere Kernkompetenzen und daher war SaaS ein Musskriterium bei der Auswahl unserer Zeiterfassungslösung", sagt Roman Schacherl. Er ergänzt: "Neben dem Wegfall der eigenen Infrastruktur für time cockpit ist das Preismodell von SaaS ein großer Vorteil für ein Team wie uns. Wir wachsen schnell, beschäftigen Praktikanten und arbeiten auch manchmal mit Freiberuflern zusammen. Bei time cockpit zahlen wir genau das, was wir wirklich brauchen. Wenn wir einen Praktikanten für 14 Tage anstellen, dann zahlen wir auch nur für genau 14 Tage. Dieses Modell gibt uns genau die Flexibilität, die wir brauchen."

Automatisierte Prozesse als Voraussetzung für Wachstum

Auf die Frage nach den wichtigsten, zeiterfassungsbezogenen Themen, nennt Roman Schacherl zwei Punkte: Erstens ist es ihm wichtig, alle Teammitglieder mit dem richtigen Werkzeug zu unterstützen. Jeder Mitarbeiter von softaware kann die Activity Tracker von time cockpit verwenden. Das reduziert den Aufwand für die Zeiterfassung und steigert die Datenqualität. Zweitens ist ihm die Optimierung von Prozessen ein Anliegen: "Als wachsendes Team müssen wir uns von Anfang an darum kümmern, die richtigen Prozesse zu etablieren. Zeiterfassung muss nahtlos in unsere Prozesslandschaft eingebunden sein. Automatisierte Erstellung von Rechnungen, Projektberichte, Nachkalkulation - wir automatisieren diese Prozesse so weit als möglich. Time cockpit hilft uns, dieses Ziel zu erreichen."

Video