Zeiterfassung ist in vielen Projektteams ein kontrovers diskutiertes Thema. Manche – typischerweise die Entwickler – argumentieren, dass Zeiterfassung zumindest nicht notwendig wenn nicht sogar ungewollt ist wenn agile Prinzipien verfolgt werden. Sie beziehen sich auf Dokumente wie den Scrum Guide der aussagt, „Scrum berücksichtigt nicht die verwendete Zeit für Sprint Backlog Items. Die verbleibende Arbeit und Zeit sind die einzigen interessanten Variablen“. Auf der anderen Seite dieses Spektrums stehen typischerweise die Manager, die auf detaillierte Zeiterfassung bestehen. Sie arbeiten nach dem berühmten Leitsatz „Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“ Agile ist frisch, es ist neu. Daher scheint die Frage nach Zeiterfassung altmodisch und wird mit dem oft kritisierten Wasserfallmodell in Verbindung gebracht. Trotzdem gibt es eine Menge stichhaltiger Gründe warum man Zeiterfassung auch dann braucht, wenn man sich für den agilen Weg entschieden hat. Sehen wir uns sechs der wichtigsten Gründe einmal an.
1. Zeiterfassung ist die Basis für Projekte mit Verrechnung nach Aufwand
"Big Design Upfront" Methoden schlagen oft dramatisch fehl für Projekte, die sich laut der Stacey's Agreement and Certainty Matrix (siehe unten) im Bereich "Komplex" oder "Anarchie" befinden. Für solche Projekte funktionieren agile Methoden wie Scrum viel besser, da diese für die laufende Veränderung von Anforderungen und/oder zugrundeliegender Technologien designed wurden.
Daher werden agile Ansätze oft in Projekten verwendet, in denen die Anforderungen zu Beginn noch nicht so klar sind. Wenn Sie solche Projekte für einen externen Aufraggeber durchführen, werden Sie wahrscheinlich ein Verrechnungsmodell nach Aufwand wählen. Ein Fixpreis macht bei einem hohen Grad an Ungewissheit keinen Sinn. Bei solchen Projekten ist Zeiterfassung die Basis für Ihre Verrechnung. Die Datenqualität der Zeiterfassung beeinflusst direkt Ihren Ertrag weil jede vergessene Stunde gleichzeitig verlorenes Geld bedeutet.
2. Erhöhen Sie Ihre Fähigkeit für genaue Schätzungen durch Lernen von der Vergangenheit
Unzählige Studien haben nachgewiesen, dass Experten dazu tendieren, zu zuversichtlich zu sein. Wenn man sie um eine Schätzung mit einem 90% Konfidenzintervall (Wahrscheinlichkeit, die richtige Antwort zu beinhalten) bittet, erhalten Sie normalerweise ein viel niedrigeres Konfidenzintervall. In seinem exzellenten Buch Software Estimation – Demystifying the Black Art kam Steve McConnel auf ein Konfidenzintervall von 30 % als er ein Schätzungsquiz mit hunderten Freiwilligen veranstaltete (siehe folgende Abbildung 2.1 aus seinem Buch).
Die Fähigkeit eines Teams den Aufwand besser einschätzen zu können zu steigern ist schwierig. Eine Zeiterfassungsdatenbank mit Schätzungen und tatsächlichen Aufwänden zu haben ist eine Möglichkeit für systematisches Training von Aufwandsschätzungen. Studien bestätigen das, indem sie darauf hinweisen, „dass Softwareunternehmen durch ihre Datenbank abgeschlossener Projekte Möglichkeiten zum Training der Schätz-Fähigkeiten bieten“ (Jorgensen, 2002).
3. Zeiterfassung ist eine gesetzliche Vorschrift
Ob es Ihnen gefällt oder nicht, in vielen Ländern ist die Arbeitszeiterfassung für Angestellte Pflicht. In solchen Fällen ist es normalerweise nur notwendig, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen. Der Arbeitsinhalt ist nicht relevant. Doch der Schritt vom Erfassen der Anwesenheit zum Erfassen der Tätigkeit ist nicht weit. Die anderen Punkte im Artikel können Sie vielleicht überzeugen, dass sich der Mehraufwand durchaus lohnt.
4. Behalten Sie mit der Zeiterfassung den Überblick über Ihr Projektbudget
Die meisten Projekte haben limitierte Budgets. Sie brauchen mittel- und langfristige Pläne. Das verfügbare Budget beeinflusst die Produktplanung. Daraus ergibt sich, dass Projekte einen gewissen Grad an Vorlaufkosten und konstante Beobachtung des Projektbudgets brauchen.
In idealen Scrum Projekten ist es einfach, das Budget im Auge zu behalten, da das ganze Projektteam nur an einem Projekt arbeitet. Schwieriger wird es, wenn manche Mitarbeite an mehreren Projekten arbeiten oder wenn es für manche Projektteile eigene Budgets gibt (wenn diese zum Beispiel von verschiedenen Projektbeteiligten finanziert werden). In solchen Fällen kann Ihnen die Zeiterfassung als Basis zu Berechnung der verbleibenden Budgets dienen.
5. Teilen Sie die Kosten von Team Consultants auf Basis der Zeiterfassung auf
Scrum betont die Wichtigkeit von sich selbst organisierenden und funktionsübergreifenden Teams. Jedes Team sollte alle Kompetenzen besitzen, die es für den Job braucht. In realen Scrum Projekten brauchen Teams aber manchmal die Hilfe von Domain-Experten um eine Wissenslücke zwischen Team und Projekt zu füllen. In seinem informativen Buch The Scrum Field Guide, fügte Mitch Lacey folgende Tabelle an, um Unterschiede zwischen dem Kern-Scrumteam und Team Consultants herauszuarbeiten:
Team Consultants stellen Shared Service zur Verfügung da sie für verschiedene Projekte arbeiten. Um die Kosten korrekt aufzuteilen zu können, werden Sie Informationen über die Zeiten benötigen, die sie für jedes Projekt gebraucht haben. Ohne diese Informationen müssen Sie z.B. für alle internen Kunden gleiche Kosten berechnen. Das würde jedoch unvermeidlich zu Auseinandersetzungen über Projektkosten und Budgets führen.
6. Verwalten von teamübergreifenden Aufwänden und administrativen Gemeinkosten
Generell fördern agile Methoden im Allgemeinen und Scrum im Besonderen sich selbst organisierende, autonome Teams. Dennoch wird es in größeren Unternehmen einen Bedarf an funktionsübergreifenden Aufwänden geben. Hier sind einige Beispiele:
- Erinnern Sie sich an das agile Prinzip „Kundenzusammenarbeit über Vertragsverhandlung“? Gut, in großen Unternehmen mit vielen agilen Teams ist Vertragsverhandlung aber immer noch wichtig. Wie sonst sollten Sie teamübergreifende Abhängigkeiten verwalten?
- Das Agile Manifest schätzt das Reagieren auf Veränderungen mehr als das Folgen eines Plans. Trotzdem wird es in der Praxis notwendig sein, einige Zeit für Planung aufzuwenden (z.B. für die Architektur des Software-Produkts das gebaut werden soll). Eric Brechner schreibt in seinem Buch Hard Code folgendes: Agile meint nicht “von der Klippe springen und schauen, was als Nächstes passiert”. Agile meint, dass man bereit sein soll seine Pläne zu ändern als Antwort auf geänderte Anforderungen.
- Ihr Verkaufsteam wird von Kunden nach Release Plänen und Roadmaps gefragt werden. Frameworks wie Scrum haben Strategien, um solche Pläne basierend auf der Schnelligkeit Ihres Teams, Story Points, Sprint-Länge usw. zu erstellen. Jemand wird Zeit dafür aufwenden müssen, um die Pläne zu entwickeln, zu dokumentieren und diese up-to-date zu halten.
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