Schwarze Schwäne, es gibt sie wirklich

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In time cockpit Umsetzungsprojekten lernen wir viele verschiedene Firmenkulturen kennen. Speziell in Westeuropäischen Ländern wie Deutschland und Österreich kommen aber zwei wichtige Themen bei fast allen unserer Kunden auf den Tisch: Datensicherheit und Arbeitszeitregelungen. Üblicherweise fließt ein großer Teil des Projektaufwands in diese beiden Themen. Muss das so sein? Gibt es erfolgreiche Beispiele von komplett anderen, neuen Ansätzen?

Alle Daten müssen geschützt werden! 

Unsere Kunden und Interessenten betonen üblicherweise, wie wichtig ihnen Datensicherheit ist. Hier sind einige Aussagen, die wir oft hören:

• Wir verwenden keine Cloud-basierten Services, damit unsere Zeiterfassungs- und Projektdaten nicht in die Hände von externen Serviceanbieter kommen.
• Wir brauchen Berechtigungen auf Feldebene damit nur Manager die Gehaltskosten von Teammitgliedern sehen.
• Wir brauchen Berechtigungen auf Zeilenebene, damit Mitarbeiter nur Projekte sehen können, in die sie involviert sind.
• Kunden bekommen nur aggregierte Daten. Details dürfen sie nicht sehen.

Für unnötig komplizierte Berechtigungen bezahlt man meiner Ansicht nach einen hohen Preis. Projekte werden kompliziert, Innovation wird verlangsamt, Mitarbeiter sind frustriert, u.v.m. Verstehen Sie mich nicht falsch, ich sage damit nicht, dass überhaupt kein Datenschutz der richtige Weg ist.

Wir sollten aber alte Gewohnheiten hinterfragen. Es muss unser Ziel sein, herauszufinden, welche Daten wirklich schützenswert sind, und unsere Resourcen hier zu investieren.

Arbeitszeitbestimmungen sind am wichtigsten, oder?

Meiner Meinung nach sind Arbeitszeitbestimmungen in vielen europäischen Ländern zu einer heiligen Kuh geworden. Firmen werden dazu gezwungen, die flexible Gestaltung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter stark einzuschränken. Ich argumentiere hier nicht für eine totale Liberalisierung der Arbeitszeit. Gesetzliche Arbeitszeitregelungen sind für Branchen und Jobs wichtig, in denen der Arbeitgeber viel Macht im Vergleich zum Arbeitnehmer hat. Bei vielen unserer Kunden (z.B. in der IT Branche) ist das nicht der Fall. Hier ist es schwierig, Arbeitnehmer mit guter Qualifikation zu finden. Personen in dieser Branche sind typischerweise gut ausgebildet und schätzen ein flexibles Arbeitsumfeld. 

Meiner Meinung nach sollte hier das Ergebnis wichtiger sein als wann und wie lange jemand arbeitet. Gesetzgeber und Gewerkschaften sollten Firmen und Arbeitnehmern hier mehr Freiraum geben, gemeinsam ein für beide Seiten passendes Arbeitszeitmodell festzulegen. Als Manager ist es unsere Aufgabe, die heute schon bestehenden Freiräume zu nutzen und Arbeitszeitmodelle zu finden, die gesetzlich gedeckt sind und zur Unternehmenskultur passen.

Time cockpit enthält viele Funktionen rund um Arbeitszeitmodelle, Überstunden, Urlaubsberechnung, etc., die bei der Dokumentation der Einhaltung der jeweils gültigen Rahmenbedingungen helfen.

Darüber hinaus ist time cockpit hochgradig anpassbar und erweiterbar. Das System kann dadurch an die jeweiligen, firmenspezifischen Regelungen angepasst werden.

Schwarze Schäne

Alle Schwäne sind weiß. Bis 1697 wurde das in der "alten Welt" als eine Tatsache angesehen. In diesem Jahr endeckte ein dänischer Forscher einen schwarzen Schwan in West-Australien. Davor wurde der Ausdruck "schwarzer Schwan" für Dinge verwendet, die nicht existieren können (mehr über die schwarze Schwan Metapher).

Der Autor Nassim Nicholas Taleb verfasst das Buch "The Black Swan: the impact of the highly improbable". Es hat meine Ansichten zu den Themen Risikomanagement, Projektplanung und ähnlichem stark beeinflusst. Ich empfehle das Buch jedem, der sich mit diesen Themen beschäftigt.

Buffer

Buffer bietet Social Media Management für Marketing-Spezialisten und Agenturen. Die Firma besteht aus 70 Mitarbeitern und ihre Software wird von mehr als 3 Millionen Benutzern verwendet (Quelle). Für mich ist Buffer erstaunlich weil ihre Organisationsstruktur und Offenheit so anders ist. Hier sind einige Beispiele mit Links zu weiterführenden Informationen:

• Das Team von Buffer ist über die ganze Welt verteilt (siehe Buffer's Time-Zone Map). Die Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz frei wählen (z.B. zuhause, im Coffee Shop, in einem Co-Working Space). Lesen Sie mehr ...
  
• Buffer hat seine 10 Kern-Werte explizit niedergeschrieben (Kernwerte von Buffer). Transparenz, Selbstverbesserung, smarter statt härter arbeiten und das Schätzen von guten Lösungen anstelle von schnellen Gewinnen finden sich unter den Top 10.
• Gehälter sind nicht nur innerhalb der Firma transparent sondern auch nach außen. Das Gehalt wird auf Basis einer veröffentlichten Formel berechnet. Eine App dafür ist sogar im Internet verfügbar. Lesen Sie mehr ...
• Buffer hat ein öffentliches(!) Dashboard in dem Sie live Zahlungen, Abo-Kündigungen und ähnliches verfolgen können.

Diese Liste könnte noch lange fortgesetzt werden.

Werfen Sie einen Blick auf Buffers Blog. Dort finden Sie mehr Informationen über die Ansätze von Buffer.

In unserem Herkunftsland Österreich wäre eine Firma wie Buffer leider nicht möglich. Rechtliche Bestimmungen verbieten diesen Grad an Flexibilität und Selbstorganistaion. Trotzdem gibt es Aspekte in Buffers Firmenkultur, die auch in Ländern mit restriktiveren Arbeitszeitgesetzen umgesetzt werden können.

Softaware

Softaware ist einer unserer engsten Partner und ein langjähriger time cockpit Kunde. Das softaware team ist in Österreich zuhause und besteht aus 12 Personen. Softaware entwickelt individuelle Softwarelösungen für mittlere und große Kunden basierend auf Microsoft Technologien. Die Firmengründer haben eine große Leidenschaft für Technologie. Softwarequalität und Cutting-Edge Technologien sind zwei ihrer wichtigsten Werte.

Im letzten Jahr hat sich softaware entschieden, den Kommunikationsprozess mit ihren Kunden fundamental zu ändern. Sie haben ein Projekttagebuch erstellt, das es Kunden erlaubt, live auf die Backend Systeme von softaware zuzugreifen. Der Projektfortschritt und die investierten Ressourcen sind für den Kunden jederzeit transparent. Es gibt kein Jonglieren von Aufwand zwischen Projekten und Tasks am Ende des Monats. Durch das Projekttagebuch will softaware Kunden stärker in den Umsetzungsprozess integrieren und Vertrauen durch Transparenz schaffen. Roman Schacherl, Mitgründer und Geschäftsführer von softaware, erzählt:

"Wir wollen eine faire Partnerschaft mit unseren Kunden und Transparenz ist dafür notwendig. Trotzdem ist es immer wieder eine Herausforderung. Wenn wir zwei Tage für einen Task schätzen aber schon nach sechs Stunden fertig sind - wie gehen wir damit um? Die Antwort ist einfach: wir verrechnen sechs Stunden. Das sieht im ersten Moment nach einem finanziellen Nachteil aus, aber langfristig zahlt sich das aus."

Wenn Sie wissen wollen, wie softaware das Projekttagebuch mit Hilfe von time cockpit als einem der Backend-Systeme umgesetzt hat, lesen Sie dazu unseren Blog Artikel Differentiate with Transparency.

Was machen wir bei time cockpit

Transparenz ist ein wichtiger Wert in unserer Firma. Hier sind einige Beispiele für die Konsequenzen:

• Das Teilen von Wissen mit der Community ist für uns wichtig
  Wir teilen unser technisches Wissen (z.B. Gedanken über Software Architektur, Code.Beispiele, Tipps und Tricks) in unserem technischen Blog, auf GitHub, in Magazinartikeln und in Dutzenden von Vorträgen auf Community Konferenzen jedes Jahr.
• Transparente Gehalts- und Finanzdaten
  Innerhalb der Firma sind alle Gehalts- und Finanzdaten für jeden verfügbar.
  
• Transparente Kommunikation
  Für unsere interne und externe Kommunikation brauchen wir kein kompliziertes Berechtigungssystem. Alle Mitarbeiter haben Zugang zur gesamten Support-Kommunikation mit Kunden ohne Einschränkungen. Jeder in der Firma hat volle Zugriffsrechte auf den Source Code aller Projekte.
• Gedeckelte Projektkosten mit detaillierten Zeitaufzeichnungen
  In Kundenprojekten versuchen wir immer, Time & Material Abrechnung mit gedeckelten Kosten anzubieten, damit Kunden vorab wissen, mit welchen maximalen Kosten sie rechnen müssen. Wir stellen dem Kunden laufend die gesamte Zeitaufzeichung zum Projekt inklusive nicht verrechenbarer Zeiten wie Bug Fixing oder interner Abstimmung zur Verfügung. Der Kunde bleibt so über den investierten Aufwand auf dem Laufenden.
• Transparenz bei der Nutzung von Cloud Diensten
  In unserer online Dokumentation, in unserem Blog und auf Konferenzvorträgen beschreiben wir im Detail, auf welchen cloudbasierten Services time cockpit aufbaut und welche Datacenter wir nutzen.
  

Wir sehen Nachvollziehbarkeit als Grundvoraussetzung für Transparenz.

Durch den Einsatz von professionellen SaaS-Lösungen für Work Item Management, Quellcodeverwaltung, Build-Automatisierung, Continous Deployment, Support und ähnlichem können wir sicherstellen, dass keine "heimlichen" Änderungen gemacht werden oder "versteckte" Kommunikation im Hintergrund stattfindet.

Als ich diesen Blog-Artikel geschrieben habe, ist mir aufgefallen, dass wir bisher nur selten öffentlich über die interne Kostenstruktur von time cockpit gesprochen haben. Darum habe ich die Zahlen aus dem letzten Kalenderjahr hergenommen und die folgende Infografik daraus erstellt. Ich hoffe, Sie finden die Informationen interessant. Wenn Sie die interaktive Version sehen wollen, öffnen Sie die Infografik Where Your Money Went 2015. 

Fragen? Feedback?

Haben Sie Fragen zu unseren Technologien, Prozessen, unserem Team oder ähnlichem? Kontaktieren Sie uns unter support@timecockpit.com. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!