Arbeitszeitregelungen variieren je nach Land, Branche und Unternehmen. Es müssen verschiedene Richtlinien (z.B. Gesetze, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen) berücksichtigt werden. Time cockpit deckt im Standard einige typische Regeln ab, die man speziell in Österreich und Deutschland findet. Jedes Unternehmen muss aber selbst eventuell gemeinsam mit einer Expertin oder einem Experten für Arbeitsrecht ermitteln, welche Richtlinien konkret einzuhalten sind und die Anwendbarkeit der in time cockpit im Standard enthaltenen Regeln überprüfen. Die Arbeitszeitregelungen in time cockpit sind an spezifische Bedürfnisse anpassbar. Kontaktieren Sie uns wenn Sie Fragen zu solchen Anpassungen haben.
Time cockpit bietet seit dieser Version Funktionen zur automatischen Prüfung von Regeln für Höchstarbeitszeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Für Österreich und Deutschland sind einige der wichtigsten Prüfungen vorkonfiguriert. Spezifische Höchstarbeitszeitgrenzen für gewisse Länder, Branchen oder Betriebsvereinbarungen können konfiguriert werden. Damit unterstützt Sie time cockpit bei der Vermeidung von Überschreitungen der Höchstarbeitszeit bzw. Nicht-Einhaltung der Arbeitsruhezeiten. Warum Sie das interessieren sollte?
Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung von Höchstgrenzen und Arbeitsruhe
Die Einhaltung von gewissen Höchstgrenzen und Ruhezeiten ist sinnvoll und nötig. Werden über einen längeren Zeitraum hinweg die Höchstarbeitszeitgrenzen überschritten, dann können Burnout und schwere Fehler in der Ausübung der täglichen Arbeit die Folge sein (lesen Sie mehr über Burn Out Prävention).
Das hat nicht nur Konsequenzen für ArbeitnehmerInnen sondern auch für arbeitgebende Personen. Hier einige Beispiele, die insbesondere für Unternehmen in Österreich relevant sind (Quelle):
- Wird die Höchstarbeitszeit bzw. werden Ruhezeiten durch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter nicht eingehalten, hat das empfindliche Strafen bis zu mehreren tausend Euro zur Folge.
- Es werden Strafen verhängt, wenn keine Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Ruhezeiten erfolgt.
- Um Arbeitszeiten und Ruhezeiten nachvollziehbar zu machen, muss eine Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitsleistung stattfinden. Diese kann entweder vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer geführt werden.
- Es wird pro Verstoß und pro Mitarbeiter bestraft! Werden Verstöße mehrmals begangen, dann kann das einen Entzug der Gewerbeberechtigung zur Folge haben.
Für Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes werden in erster Linie natürliche Personen, die zur Vertretung nach außen berufen sind, bestraft, also Geschäftsführer oder Mitglieder des Vorstands. Unter Umständen kann es aber auch zu sogenannten Verbandsstrafen kommen. In diesem Fall haftet das Unternehmen ebenfalls (Quelle).
Die Konsequenzen sind also schwerwiegend. Umso wichtiger ist es, die geltenden Bestimmungen zu kennen und umzusetzen. Leider ist das nicht immer einfach. Es gibt einige Regeln aber viele Ausnahmen. Für den Großteil der österreichischen ArbeitnehmerInnen bzw. –geberInnen sind die Bestimmungen im Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. im Arbeitsruhegesetz (ARG) definiert. Spezielle Regelungen können allerdings in Kollektivverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen getroffen werden.
Normalarbeitszeit und Höchstgrenzen in Österreich
Unser Firmensitz ist in Österreich. Aus diesem Grund möchten wir in diesem Kapitel beispielhaft auf in Österreich geltende Regelungen eingehen.
Normalarbeitszeit
Laut Arbeitszeitgesetz in Österreich beträgt die Normalarbeitszeit (Quelle):
- 8 Stunden pro Tag (ohne Überstunden)
- 40 Stunden pro Woche (ohne Überstunden)
Diese Normalarbeitszeit kann allerdings in Kollektivverträgen angehoben werden. Der sogenannte IT-Kollektivvertrag erlaubt beispielsweise ein Anheben der Normalarbeitszeit pro Tag auf 10 Stunden (wenn ein Gleitzeitmodell vorhanden ist), senkt aber gleichzeitig die Wochenarbeitszeit auf 38,5 Stunden (Quelle).
Achten Sie auf Sonderregelungen in Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen.
Höchstgrenzen
Grundsätzlich gelten in Österreich folgende Höchstarbeitszeitgrenzen:
- 10 Stunden Höchstarbeitszeit pro Tag (das beinhaltet auch Überstunden)
- 50 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche (Durchrechnungszeitraum 1 Jahr)
- 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche (Durchrechnungszeitraum 17 Wochen)
Zusätzlich gelten folgende Regelungen für Arbeitsruhezeiten (Quelle):
- 30 Minuten nach 6 Stunden
- Die Pausenzeit kann entweder als 2x15 bzw. 3x10 Minuten konsumiert werden
Ausnahmen
Nach dem Motto „Keine Regeln ohne Ausnahmen“ können unter bestimmten Umständen die Höchstgrenzen höher sein. Die Höchstarbeitszeitgrenze kann beispielsweise auf 12 Stunden pro Tag bzw. 60 Stunden pro Woche ausgeweitet werden wenn „…in die Arbeitszeit des Arbeitnehmers regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft fällt.“, die Person also Bereitschaftsdienst hat (Quelle). Weitere Beispiele für mögliche Ausnahmen finden sich unter: http://www.pmp.co.at/pmp/testimonial-view/teure-ueberschreitung-der-hoechstarbeitszeit-von-10-stunden
Höchstarbeitszeit und Arbeitszeitverletzungen in Time Cockpit
Unternehmen oder Teams, die Dienstleistungen erbringen, haben verschiedene Anforderungen hinsichtlich der Zeiterfassung. Einerseits muss ein Unternehmen die Arbeitszeit dokumentieren, die die Mitarbeiter für Kunden leisten. Das ist die verrechenbare Zeit, von der das Unternehmen lebt. Andererseits besteht die gesetzliche Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeit und Arbeitsruhe. Oft werden in Unternehmen also zwei Zeiterfassungen geführt. Das passiert häufig in zwei unterschiedlichen Systemen. Time cockpit deckt sowohl Arbeitszeit- als auch Leistungszeiterfassung ab.
Time cockpit bietet seit dieser Version Funktionen zur automatischen Prüfung von Regeln für Höchstarbeitszeit.
Time cockpit unterstützt Sie dabei, Überschreitungen der Höchstarbeitszeit bzw. Nicht-Einhaltung der Arbeitsruhezeiten für Mitarbeiter und Führungskraft sichtbar zu machen und ermöglicht es Ihnen, entsprechende organisatorische Maßnahmen zu ergreifen.
Mitgelieferte Höchstarbeitszeiten
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens time cockpit Version 1.39 (August 2015) benötigen, um die Funktion zur Prüfung der Regeln für Höchstarbeitszeit zu nutzen.
Im Standard liefert time cockpit Prüfungen für übliche Höchstarbeitszeiten für Österreich und Deutschland aus. Regeln für andere Länder oder spezifische Regeln für gewisse Branchen oder Betriebsvereinbarungen können konfiguriert werden.
Für Österreich wird im Standard geprüft:
- 10 Stunden Höchstarbeitszeit pro Tag
- 50 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche
- 30 Minuten Pause nach 6 Stunden (entweder 2x15 bzw. 3x10 Minuten)
Für Deutschland wird im Standard geprüft:
- 10 Stunden Höchstarbeitszeit pro Tag
- 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche
- 30 Minuten Pause nach 6 Stunden (2x15 Minuten), 45 Minuten nach 9 Stunden (3x15 Minuten)
Die Regelungen für Deutschland sind dem Dokument „Das Arbeitszeitgesetz“ entnommen.
Diese beiden Höchstarbeitszeiten können nicht bearbeitet oder gelöscht werden, da sie zum time cockpit Standard gehören.
Soll time cockpit die Höchstarbeitszeit prüfen, dann muss zuerst das gewünschte Höchstarbeitszeitmodell in den globalen Einstellungen hinterlegt werden. Zusätzlich muss angegeben werden, welche Regeln tatsächlich geprüft werden:
- Die maximale Tagesarbeitszeit
- Die maximale Wochenarbeitszeit
- Die Prüfung der Pausen
Reisezeiten
Time cockpit bezieht nicht alle Zeitbuchungen in die Überprüfung der Höchstarbeitszeit mit ein. Reisezeiten werden nicht für die Ermittlung, ob die Höchstarbeitszeit überschritten wurde, herangezogen (dies kann in den globalen Einstellungen, durch Aktivierung der Funktion „Reisezeit ist Arbeitszeit“ geändert werden). Die jeweiligen Bestimmungen sind nachzulesen unter:
Eine Zeitbuchung gilt als Reisezeit im Sinne der Höchstarbeitszeitprüfung wenn ein Verkehrsmittel ausgewählt wurde.
Dauerbuchungen
Weiters werden Dauerbuchungen aus der Berechnungsgrundlage für die Höchstarbeitszeit ausgenommen. Da Dauerbuchungen keine Beginn- bzw. Endzeit haben, kann auch keine Pause ermittelt werden.
Arbeitszeitverletzungen einsehen
Wurde eine Höchstarbeitszeit in time cockpit hinterlegt, dann werden die Verletzungen der Höchstarbeitszeit bzw. Arbeitsruhezeiten unter Benutzer / Arbeitszeit / Arbeitszeitverletzungen angezeigt. In dieser Liste kann auf einen Zeitraum und auf einen Benutzer gefiltert werden.
Einstellungen für Höchstarbeitszeitprüfungen
Sollen nicht alle Grenzwerte für eine Höchstarbeitszeit geprüft werden, so können diese aus der Prüfung ausgenommen werden. Time cockpit bietet die Möglichkeit
- die tägliche Maximalarbeitszeit
- die wöchentliche Maximalarbeitszeit
- und die Prüfung der Pausen
zu deaktivieren. Wird zum Beispiel die Validierung der wöchentlichen Maximalarbeitszeit deaktiviert, dann werden dafür auch keine Arbeitszeitverletzungen geprüft.
Zusätzlich kann beim Benutzer hinterlegt werden, ob für den Benutzer die Prüfung der Höchstarbeitszeit bzw. Arbeitsruhezeit nicht durchgeführt werden soll. Diese Funktion ist hilfreich wenn grundsätzlich für ein Unternehmen eine Höchstarbeitszeit gilt, aber einzelne Mitarbeiter (z.B. Führungskräfte) aus diesen Regelungen ausgenommen sind.
Eigene Höchstarbeitszeiten definieren
Im Modul Benutzer im Bereich Arbeitszeit können unter Höchstarbeitszeit eigene Höchstarbeitszeiten definiert werden. Ist in einem Unternehmen z.B. eine niedrigere Höchstarbeitszeit vereinbart, so kann diese in time cockpit hinterlegt werden.
Legt man in time cockpit eine eigene Höchstarbeitszeit an, so sind vier Werte zu konfigurieren,
- die maximale Arbeitszeit pro Tag,
- die maximale Arbeitszeit pro Woche,
- die Anzahl der Stunden nach der eine Pause gemacht werden muss
- und die Mindestlänge der Pause.
Zusätzlich können eine Beschreibung und Links zu den Bestimmungen, die der Höchstarbeitszeit zugrunde liegen, hinterlegt werden.
Gegenüber den Standard-Höchstarbeitszeiten haben eigene Höchstarbeitszeiten eine Einschränkung: Die möglichen Splittungen von Pausenzeiten können nicht konfiguriert werden (z.B. 2x15 oder 3x10 Minuten).
Komplexe Höchstarbeitszeitszenarien
Das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsruhegesetz bieten Spielraum für Flexibilität und in Zukunft kann es durchaus dazu kommen, dass Arbeitszeiten weiter flexibilisiert werden. Da time cockpit nicht alle Spielarten der Arbeitszeitgestaltung mittels Konfiguration abdecken kann, besteht die Möglichkeit, eigene Höchstarbeitszeitprüfungen zu implementieren. Sollten Sie daran interessiert sein, solche komplexen Prüfungen in time cockpit umzusetzen, dann können Sie sich jederzeit unter support@timecockpit.com mit uns in Verbindung setzen. Wir beraten Sie gerne.
Weiterführende Funktionen
Im Standard bietet time cockpit die Möglichkeit, Überschreitungen der Höchstarbeitszeit bzw. die Nicht-Einhaltung von Pausenzeiten für Mitarbeiter sichtbar zu machen (Menüpunkt Arbeitszeitverletzungen). Welche Maßnahmen ein Unternehmen auf Basis dieser Informationen trifft (z.B. Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern etc.), ist dem Unternehmen überlassen. Auf Basis der Informationen können allerdings weiterführende Funktionen in time cockpit entwickelt werden, die organisatorische Maßnahmen unterstützen. Hier einige Beispiele.
- Notifizierung des betroffenen Mitarbeiters
Mithilfe eines Webjobs können die erhobenen Arbeitszeitverletzungen direkt an den Mitarbeiter geschickt werden. Diese sind dann verantwortlich dafür, die Verletzungen zu korrigieren bzw. das Gespräch mit den Vorgesetzten zu suchen und zu erklären, wie es zu der Überschreitung der Höchstarbeitszeit kam. - Prüfung im Rahmen eines Freigabeprozesses
Gibt es in einem Unternehmen einen Freigabeprozess für die Zeiterfassung, kann dieser Freigabeprozess die Überprüfung der Höchstarbeitszeiten beinhalten. Die Freigabe von Zeitbuchungen könnte verhindert werden, wenn die Höchstarbeitszeiten nicht eingehalten wurden. - Verhindern von Buchungen, die die Höchstarbeitszeit verletzen
Denkbar ist auch die Prüfung der Höchstarbeitszeiten sobald eine Zeitbuchung in time cockpit erstellt wird. Wird eine Überschreitung der Regelungen festgestellt (z.B. Buchungen > 10 Stunden), kann time cockpit das Buchen verhindern.
Zusammenfassung
Das geltenden Arbeitszeitgesetz bzw. das Arbeitsruhegesetz einzuhalten, kann aufgrund der zahlreichen Sonderregelungen in Kollektivverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen schwierig sein. Diese Situation wird durch mögliche zukünftige Flexibilisierungen der Arbeitszeit noch erschwert. Wir empfehlen, sich ausführlich mit den rechtlichen Voraussetzungen zu beschäftigen, da bei Missachtungen empfindliche Strafen drohen!
Umso wichtiger ist es, ein System im Unternehmen zu nutzen, das bei der Dokumentation von Arbeitszeit und Arbeitszeitverletzungen unterstützt und die Spielarten des Arbeitszeit- bzw. Arbeitsruhegesetzes abbilden kann.
Egal ob in einem Unternehmen nur das Arbeitszeitgesetz gilt oder Betriebsvereinbarungen existieren, in time cockpit lassen sich viele der notwendigen Prüfungen abbilden. Können sie nicht allein durch Konfiguration abgebildet werden, dann hilft das time cockpit Team gerne bei der Umsetzung Ihrer speziellen Anforderungen.
Hilfreiche Links
Arbeitsinspektion Österreich
Wirtschaftskammer Österreich
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (Deutschland)
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